Karnety i rezerwacje

Ta sekcja opisuje codzienną pracę z karnetami kursantów i rezerwowaniem im miejsc na konkretnych zajęciach — czyli to, co dzieje się po tym, jak kurs już istnieje i ma zaplanowane zajęcia (patrz Kursy i zapisy i Grafik i zajęcia).

Sprzedaż karnetu

Karnet sprzedajesz kursantowi z zakładki Karnety na jego profilu: wybierasz szablon karnetu (patrz Moja szkoła — słowniki), a następnie możesz dostosować dowolne jego pola — w tym cenę i przypisaną karę za nieobecność — zanim go utworzysz. Liczba wejść karnetu widoczna jest zawsze jako dostępne wejścia (pozostało/łącznie) i jest wyliczana automatycznie na podstawie rezerwacji opłaconych tym karnetem — nie da się jej ręcznie poprawić. Ręcznie można natomiast poprawić datę aktywacji i wygaśnięcia karnetu.

Płatność za karnet możesz przyjąć od razu (m.in. środkami z portfela kursanta), podzielić na kilka form płatności naraz przełącznikiem Podziel płatność, albo zostawić do opłacenia później — zaległą kwotę przyjmiesz potem w zakładce Transakcje na profilu kursanta.

Rezerwacje zajęć a zapisy na kursy

Grafik ma przełącznik trybu: “Zapisy na kursy” i “Rezerwacje zajęć”.

Zapis dotyczy całego kursu — kursant jest na liście głównej albo rezerwowej niezależnie od konkretnego terminu (opisane w Kursy i zapisy).
Rezerwacja dotyczy jednych, konkretnych zajęć — klikasz wybrany termin na grafiku i zarządzasz listą osób zapisanych właśnie na te zajęcia, niezależnie od tego, czy mają też zapis na cały kurs.

Panel otwierany kliknięciem kafelka na grafiku ma trzecią zakładkę obok tych dwóch — Lista obecności, patrz niżej.

Lista obecności

Zakładka Lista obecności pokazuje frekwencję na wszystkich terminach kursu naraz, w formie tabeli: w kolumnach kolejne zajęcia (pogrupowane wizualnie po dniu), w wierszach kursanci. Wiersze dzielą się na trzy grupy:

kursanci zapisani na kurs — widoczni zawsze, nawet bez żadnej rezerwacji w danym okresie,
kursanci z listy rezerwowej — tylko jeśli mają rezerwację lub oczekiwaną rezerwację (patrz Grafik i zajęcia) na którymś z widocznych terminów,
pozostali kursanci bez zapisu na kurs — również tylko jeśli mają rezerwację na którymś z widocznych terminów.

Nagłówek każdej kolumny pokazuje, pod godziną zajęć, liczbę obecności na tych zajęciach — samą liczbę, albo, dla kursu z podziałem miejsc między płcie (patrz Moja szkoła — słowniki), rozbicie K/M. Najechanie na tę liczbę pokazuje pełne rozbicie: każdy status rezerwacji osobno oraz liczbę oczekiwanych rezerwacji, również z podziałem na płeć tam, gdzie ma to zastosowanie.

Najechanie na komórkę pokazuje, jakim karnetem opłacona jest rezerwacja (lub jakim karnetem opłaciłaby się oczekiwana rezerwacja). Kliknięcie komórki z rezerwacją pozwala zmienić jej status. Kliknięcie komórki z oczekiwaną rezerwacją od razu tworzy rezerwację z wybranym statusem — jednym kliknięciem, bez osobnego potwierdzania. Pusta komórka (bez rezerwacji ani oczekiwanej rezerwacji) pokazuje po najechaniu przycisk ”+” — dodaje tej osobie rezerwację na te konkretne zajęcia, z pominięciem wyszukiwania kursanta, i po zapisaniu wraca do tej samej listy obecności, na tym samym zakresie dat, wyszukiwaniu i przewinięciu widoku, żeby nową rezerwację było od razu widać.

Domyślnie widoczny jest bieżący miesiąc; strzałki obok tabeli dociągają kolejny dzień z zajęciami wcześniej lub później, a picker zakresu dat pozwala wybrać dowolny okres wprost. Przycisk “Pełny ekran” otwiera tę samą listę w osobnej karcie przeglądarki, na całym ekranie — tam przycisk ”+” przy pustej komórce otwiera zamiast tego dane zajęcia w kolejnej nowej karcie, bez wskazanego kursanta (nie ma tu panelu bocznego, do którego dałoby się wrócić).

Dodawanie rezerwacji i płatność karnetem

Dodając kursanta do konkretnych zajęć, wybierasz jeden z jego karnetów albo przycisk “Dodaj bez płatności” (rezerwacja zajmuje miejsce, ale nie zużywa żadnego karnetu). Przy każdym karnecie widzisz liczbę dostępnych wejść. Karnety już wyczerpane są automatycznie ukrywane na liście wyboru (chyba że to właśnie nimi opłacona jest edytowana rezerwacja).

Jeśli kursant ma karnet bez zastrzeżeń pasujący do tych zajęć (aktywny, z kategorii kursu, bez konfliktu z karnetem regularnym), system od razu zaznacza go jako domyślny wybór — najwcześniej wygasający, a przy kilku pasujących bez daty wygaśnięcia najwcześniej aktywowany, a jeśli i tego brak, najwcześniej sprzedany. Gdy żaden karnet nie pasuje, nic nie jest zaznaczone, a przycisk “Dodaj rezerwację” jest wyszarzony (najechanie pokazuje dlaczego) — musisz świadomie wybrać karnet albo dodać rezerwację bez płatności, zanim ją zapiszesz.

Przy karnecie może pojawić się ostrzeżenie — to tylko podpowiedź, nie blokuje wyboru:

Nieważny karnet — karnet wygasł albo jest wyczerpany,
Karnet spoza kategorii kursu — karnet nie uprawnia do zapisu na kursy z kategorii tego kursu,
Karnet przypisany do innego kursu — dotyczy karnetów regularnych, patrz niżej.

Karnety regularne i przypisanie do kursu

Karnet o typie powiązania regularny (patrz Moja szkoła — słowniki) przy pierwszym użyciu automatycznie “przywiązuje się” do kursu, na który został wtedy wykorzystany — od tego momentu może opłacać rezerwacje wyłącznie na tym kursie, o czym przypomina ostrzeżenie przy próbie użycia go gdzie indziej.

Statusy rezerwacji i zwroty wejść

Każda rezerwacja ma jeden z pięciu statusów:

Rezerwacja — aktywna, jeszcze przed zajęciami,
Obecność,
Nieobecność,
Późne odwołanie,
Wczesne odwołanie.

Tylko status Wczesne odwołanie zwraca wejście na karnet. Pozostałe statusy — w tym nieobecność i późne odwołanie — zatrzymują zużyte wejście jako rozliczone. Usunięcie rezerwacji również zwraca wejście, jeśli nie zostało już wcześniej zwrócone.

Kara za nieobecność

Karnet (szablon albo konkretny sprzedany egzemplarz) może mieć przypisaną karę za nieobecność lub późne odwołanie — opcjonalną opłatę wybraną ze słownika Opłaty dodatkowe. Gdy oznaczasz rezerwację opłaconą takim karnetem statusem Nieobecność albo Późne odwołanie, system pyta, czy naliczyć karę — możesz ją zastosować albo jednorazowo odpuścić tej rezerwacji przyciskiem “Zastosuj bez kary”. Naliczona kara od razu potrąca kwotę opłaty z portfela kursanta jako osobną transakcję (domyślnie tylko do wysokości dostępnego salda — reszta zostaje na tej transakcji do opłacenia inną formą płatności) i pokazuje się przy rezerwacji jako czerwony wskaźnik z kwotą.

Przy wyborze karnetu do sprzedaży taka kara jest od razu widoczna na jego karcie jako ikona portfela z tooltipem — obok niej pokazuje się bieżące saldo portfela tego kursanta, żeby od razu było wiadomo, czy ma na nim środki na ewentualne pokrycie kary.

Zmiana statusu z powrotem poza te dwa statusy (np. na Obecność albo Wczesne odwołanie) automatycznie anuluje naliczoną karę — bez pytania. Każda wpłata na poczet kary jest zwracana tą samą formą płatności, którą ją pobrano (część pobrana z portfela wraca na portfel), a część, która nie została opłacona, jest umarzana, więc kursant nie zostaje z zaległością za anulowaną karę. Przełączanie się między samą Nieobecnością a Późnym odwołaniem nie nalicza kary drugi raz. Rezerwacje bez użytego karnetu (“brak płatności”) oraz karnety bez ustawionej kary nigdy nie generują tego pytania.

Usunięcie rezerwacji z naliczoną karą również automatycznie zwraca ją na portfel kursanta — tak samo bez pytania, jak przy zmianie statusu. Interfejs przypomina o tym w oknie potwierdzenia usunięcia, licząc, ilu z zaznaczonych rezerwacji to dotyczy.

W Moja szkoła → Komunikacja możesz włączyć opcję “Wysyłaj automatyczne powiadomienie przy zastosowaniu oraz anulowaniu opłaty karnej” — kursant (a w przypadku podopiecznego także jego opiekun) dostanie wtedy e-mail za każdym razem, gdy kara zostanie naliczona albo cofnięta, także wtedy, gdy do cofnięcia dochodzi przez usunięcie lub anulowanie samej rezerwacji (a nie tylko przez zmianę jej statusu). Powiadomienie jest wysyłane z kilkuminutowym opóźnieniem i podsumowuje tylko końcowy efekt: kilka zmian statusu w krótkim odstępie (np. Nieobecność → Obecność → Nieobecność) wywoła co najwyżej jeden e-mail, a jeśli finalnie nic się nie zmieniło, e-mail w ogóle nie zostanie wysłany. Liczy się stan opcji w chwili naliczenia lub cofnięcia kary: zmiany wprowadzone przy wyłączonej opcji nie zostaną wysłane także po jej włączeniu, a te wprowadzone przy włączonej — zostaną wysłane, nawet jeśli w międzyczasie ją wyłączysz. W samej wiadomości do kursanta celowo nie pada słowo “kara” — mowa jest o “opłacie dodatkowej”, żeby nie brzmiało to jak sankcja.

Odwołanie całych zajęć

Gdy odwołujesz całe zajęcia (a nie pojedynczą rezerwację), wszystkie powiązane z nimi rezerwacje pozostają widoczne w historii, ale wejścia za nie zostają automatycznie zwrócone na karnety (o ile nie zostały już zwrócone wcześniej przez wczesne odwołanie), a same rezerwacje stają się nieedytowalne z informacją, że zajęcia zostały odwołane.

Limit miejsc na zajęciach

Konkretne zajęcia dziedziczą liczbę miejsc z kursu, ale można ją nadpisać indywidualnie w formularzu tych zajęć (pole Liczba miejsc) — przydatne np. gdy dana sala ma inną pojemność niż zwykle. Liczba aktualnych rezerwacji względem tego limitu widoczna jest przy zajęciach na grafiku.

Historia rezerwacji kursanta

Zakładka Rezerwacje na profilu kursanta pokazuje wszystkie jego rezerwacje na zajęcia wraz ze statusem i użytym karnetem (lub informacją o braku płatności); przełącznik pozwala pokazać też odwołane rezerwacje. Kliknięcie rezerwacji przenosi bezpośrednio do tych zajęć na grafiku, z podświetloną rezerwacją.