Moja szkoła — ustawienia

Ta sekcja obejmuje ustawienia decydujące o tym, jak szkoła wygląda na zewnątrz i jak komunikuje się z kursantami: regulaminy i zgody, publiczną stronę szkoły, adres, na który odpowiadają kursanci, oraz wygląd i działanie publicznego grafiku.

Dostęp mają osoby z uprawnieniem Zarządzanie Moją Szkołą — domyślnie właściciel i menedżer, ale właściciel może przyznać je także innym rolom w sekcji Moja szkoła → Uprawnienia ról (patrz Pracownicy → Uprawnienia).

Regulaminy i zgody

W szkole obowiązują dwa rodzaje dokumentów, które nie podlegają wyłączeniu:

Regulamin,
Polityka prywatności.

Dla każdego z nich prowadzisz historię wersji. Wersja to plik PDF wraz z datą obowiązywania. Na podstawie tej daty wersja ma jeden z trzech statusów:

Aktywna — obecnie obowiązująca wersja,
Nieaktywna — data obowiązywania jest w przyszłości, wersja zacznie obowiązywać automatycznie w tym dniu,
Wygasła — zastąpiona przez nowszą, aktywną wersję.

Wersję można usunąć tylko wtedy, gdy jeszcze nie obowiązuje (data obowiązywania jest w przyszłości) — aktywnych i wygasłych wersji nie da się usunąć.

Zgody wyłączalne

Poza Regulaminem i Polityką prywatności możesz włączyć dowolną liczbę dodatkowych, wyłączalnych zgód. Każda ma przełącznik Włącz/Wyłącz (domyślnie wyłączona) oraz oznaczenie Wymagana albo Dobrowolna — jeśli zgoda jest włączona i oznaczona jako wymagana, kursant musi zaznaczyć jej checkbox przy zapisie, ale sam brak tej zgody nigdy nie blokuje modułu zapisów tak jak Regulamin czy Polityka prywatności.

Zgoda marketingowa — zgoda na otrzymywanie wiadomości marketingowych, odwołująca się do aktualnej polityki prywatności.
Zgoda zdrowotna — oświadczenie o braku przeciwwskazań zdrowotnych do zajęć.
Klub sportowy — prośba o przyjęcie do klubu sportowego, powiązana z własnym, osobnym od Regulaminu dokumentem (własna historia wersji, wgrywana i zarządzana tak samo jak Regulamin/Polityka prywatności — przycisk Zarządzaj na karcie zgody). Dopóki ten dokument nie ma aktywnej wersji, przełącznik Włącz/Wyłącz tej zgody jest wyszarzony z podpowiedzią, że najpierw trzeba wgrać dokument.
Zgody własne — dowolna liczba zgód, których treść (tytuł i pełny tekst) wpisujesz samodzielnie przyciskiem Dodaj własną zgodę, wybierając też, czy akceptacja jest obowiązkowa i czy zgoda opiekuna obejmuje podopiecznych (patrz niżej). Zgodę własną można edytować w dowolnym momencie; usunąć da się ją tylko wtedy, gdy żaden kursant jeszcze jej nie zaakceptował ani nie wycofał — w przeciwnym razie zostaje jedynie możliwość jej wyłączenia.

Zgody opiekunów i podopiecznych

Wszystkie zgody podopiecznego wyraża jego opiekun, ale nie wszystkie działają tak samo — każda zgoda jest jednego z dwóch rodzajów (oznaczonych ikoną na karcie zgody):

Zgoda opiekuna obejmuje podopiecznych — opiekun wyraża ją raz, we własnym imieniu, i obowiązuje ona także wszystkich jego podopiecznych. Gdy opiekun ją wycofa albo zaakceptuje nową wersję dokumentu, zmiana od razu dotyczy też podopiecznych. Tak działają Regulamin, Polityka prywatności i Zgoda marketingowa. Takie zgody są wymagane od opiekuna także wtedy, gdy zapisuje tylko podopiecznego.
Każdy kursant ma własną zgodę — zgoda dotyczy osoby, która chodzi na zajęcia, więc każdy kursant ma osobną. Za podopiecznego wyraża ją opiekun, w jego imieniu. Tak działają Zgoda zdrowotna i Klub sportowy. Opiekun, który sam nie jest zapisany na żaden kurs, a tylko zapisuje podopiecznych, nie musi wyrażać tych zgód za siebie — zostanie o nie poproszony dopiero, gdy zapisze się sam.

Rodzaj zgód systemowych jest stały. Przy zgodzie własnej wybierasz go przełącznikiem Zgoda opiekuna obejmuje podopiecznych (domyślnie wyłączony, czyli każdy kursant ma własną zgodę).

Proszenie kursantów o zgody

Jeśli kursant nie zaakceptował jeszcze obowiązujących dokumentów (albo akceptował starszą wersję), możesz wysłać mu e-mail z prośbą o wyrażenie zgód:

pojedynczo — z menu akcji na profilu kursanta,
hurtowo — zaznaczając wielu kursantów na liście Kursanci i używając akcji “Poproś o zgody” (dla zaznaczonych osób bez problemu ze zgodami lub bez adresu e-mail — u podopiecznego liczy się adres opiekuna — akcja nic nie wysyła; po zakończeniu widzisz podsumowanie, ilu kursantom wysłano prośbę, a ilu nie).

Taki e-mail wymienia wszystkie włączone zgody, których kursant jeszcze nie zaakceptował albo zaakceptował w nieaktualnej wersji — niezależnie od tego, czy są obowiązkowe.

Prośba dotycząca podopiecznego zawsze trafia na e-mail jego opiekuna i obejmuje całą rodzinę: zgody samego opiekuna oraz brakujące zgody każdego z jego podopiecznych — na stronie z formularzem zgody podopiecznych są pogrupowane pod ich imionami. Ten sam e-mail przyjdzie, niezależnie od tego, czy poprosisz o zgody z profilu opiekuna, czy podopiecznego.

Wysyłka wymaga włączonej na platformie funkcji wysyłki e-maili — jeśli jest wyłączona, akcja kończy się błędem. Kursantowi bez adresu e-mail nie da się wysłać prośby. Dla podopiecznego liczy się wyłącznie adres opiekuna — prośba nigdy nie trafia na własny adres podopiecznego, więc bez adresu opiekuna nie da się jej wysłać, nawet jeśli podopieczny ma swój.

Status zgód widoczny jest na profilu kursanta jako osobne odznaki dla regulaminu, polityki prywatności i każdej włączonej zgody wyłączalnej: Zgoda aktualna, Zgoda nieaktualna albo Brak zgody. Na listach kursantów (Kursanci, listy zajęć, listy zapisów) widoczny jest jeden zbiorczy wskaźnik problemu ze zgodami, uwzględniający Regulamin, Politykę prywatności i wszystkie włączone zgody oznaczone jako wymagane.

Publiczna strona szkoły

Publiczna strona to strona internetowa Twojej szkoły widoczna dla osób spoza back-office — pod adresem widocznym bezpośrednio w tym ustawieniu.

Włącz publiczną stronę szkoły — główny przełącznik; wyłączenie sprawia, że adres strony przestaje być dostępny dla odwiedzających. Po włączeniu link do strony publicznej pojawia się też w bocznym menu back-office.
Nagłówki sekcji — osobne, edytowalne w edytorze tekstu wprowadzenia do zakładek: Grafik, Instruktorzy oraz Style i poziomy na stronie publicznej. Zakładka Kursy (widoczna na stronie publicznej, gdy szkoła ma zdefiniowane kursy) wyświetla ten sam nagłówek co zakładka Grafik.
Opis SEO — krótki opis wykorzystywany jako meta-opis strony i podgląd przy udostępnianiu w mediach społecznościowych (zalecane 150–160 znaków); jeśli go nie uzupełnisz, zostanie wygenerowany automatycznie na podstawie nazwy szkoły.
Obraz udostępniania (OG image) — grafika pokazywana przy udostępnianiu linku do strony w mediach społecznościowych, kadrowana do proporcji 1200×630; jeśli jej nie dodasz, użyte zostanie logo szkoły.

Komunikacja

Adres e-mail do odpowiedzi (opcjonalny) — jeśli go ustawisz, wiadomości automatyczne wysyłane do kursantów będą miały ten adres jako adres zwrotny. Jeśli zostawisz to pole puste, wiadomości będą zawierać informację, że są automatyczne i nie należy na nie odpowiadać.
Potwierdzenia zapisów tworzonych przez personel (domyślnie włączone) — e-mail do kursanta, gdy pracownik zapisze go na kurs w back-office, zmieni status zapisu (np. przeniesie go z listy rezerwowej na główną) lub go anuluje. Wiadomość wychodzi z kilkuminutowym opóźnieniem, więc kilka szybkich zmian tego samego zapisu kończy się jednym e-mailem z ostatecznym stanem. Zmiany wprowadzone, gdy ustawienie było wyłączone, nie zostaną wysłane także po jego ponownym włączeniu.
Potwierdzenia zapisów samodzielnych i automatycznych (domyślnie włączone) — e-mail z potwierdzeniem, gdy kursant zapisze się na kurs samodzielnie przez publiczną stronę szkoły lub widget zapisów, a także gdy zostanie automatycznie przeniesiony z listy rezerwowej na główną — po zwolnieniu się miejsca (także gdy zwolnił je pracownik) albo po włączeniu automatycznego trybu przenoszenia w kursie. E-mail o automatycznym przeniesieniu wychodzi z takim samym kilkuminutowym opóźnieniem jak przy zmianach wprowadzanych przez personel.
Powiadomienia o karze za nieobecność (domyślnie wyłączone) — automatyczne powiadomienie przy zastosowaniu oraz anulowaniu opłaty karnej za nieobecność.
Powiadomienia o naliczonych opłatach dodatkowych (domyślnie wyłączone) — pozwala pracownikom wysyłać powiadomienie do kursanta, gdy naliczą mu opłatę dodatkową ręcznie z jego profilu.

Sprzedaż i płatności

Metody płatności — zaznaczone metody (gotówka, karta, przelew, BLIK) są dostępne do wyboru przy finalizowaniu sprzedaży karnetu oraz przy rejestrowaniu wpłat i zwrotów w profilu kursanta. Musisz zostawić włączoną przynajmniej jedną.
Pozwól na minusowanie portfela — decyduje, czy płatność portfelem może obniżyć saldo kursanta poniżej zera. Domyślnie wyłączone: przy sprzedaży karnetu, opłacie dodatkowej i karze za nieobecność z portfela pobierana jest wtedy tylko dostępna kwota (reszta zostaje na transakcji do opłacenia inną formą płatności), a pozostałe operacje, których saldo nie pokrywa, są odrzucane — więcej o działaniu portfela w Kursanci.

Ustawienia interfejsu

Kolejność imienia i nazwiska

Kolejność wyświetlania imienia i nazwiska decyduje, w jakiej kolejności pokazujemy imiona i nazwiska kursantów oraz pracowników w back office — na listach, w nagłówkach profili, na liście obecności i w rozwijanych listach wyboru (np. przy przypisywaniu instruktora):

Imię i nazwisko (domyślnie),
Nazwisko i imię.

Zmiana dotyczy wyłącznie sposobu wyświetlania — wyszukiwanie kursantów i pracowników po imieniu lub nazwisku działa tak samo niezależnie od wybranej kolejności.

Wiek kursantów

Checkbox Pokaż wiek kursantów (domyślnie wyłączony) decyduje, czy przy kursantach pokazujemy wiek wyliczony z ich daty urodzenia — na liście kursantów (kolumna Wiek), w nagłówku profilu kursanta oraz w oknie zajęć: na listach zapisów, rezerwacji i obecności oraz przy dodawaniu kursanta. Kursant bez zapisanej daty urodzenia nie ma wieku. Ustawienie nie ukrywa samej daty urodzenia w profilu kursanta.

Opiekunowie i podopieczni

Checkbox Umożliw dodawanie opiekunów i podopiecznych (domyślnie włączony) decyduje, czy w szkole można zakładać nowe powiązania opiekun-podopieczny — przydatne do wyłączenia w szkołach, które nie obsługują osób nieletnich, żeby nie komplikować interfejsu zbędną opcją.

Po wyłączeniu znikają sposoby zakładania nowych powiązań: checkbox Przypisz jako podopiecznego przy dodawaniu kursanta, akcje Dodaj podopiecznego i Przekształć w podopiecznego na profilu kursanta oraz opcja Zapisuję podopiecznego przy zapisie online dla opiekuna, który nie ma jeszcze żadnego podopiecznego (opiekun z już zapisanymi podopiecznymi nadal może ich zapisywać na zajęcia — traci tylko możliwość dodania kolejnego). Znika też przełącznik Wszyscy / Opiekunowie / Podopieczni na liście kursantów. Już istniejący opiekunowie i podopieczni pozostają widoczni i działają bez zmian: odznaki, sekcje na profilu, dziedziczenie zgód i powiadomienia — a przełącznik Wszyscy / Podopieczni w wyszukiwarce do zapisu na zajęcia (przy dodawaniu kursanta z okna zajęć) też zostaje, bez zmian.

Ustawienia publicznego grafiku

Te ustawienia decydują, jakie dane zbieramy przy zapisie online oraz jak wygląda i działa publiczny grafik dla odwiedzających.

Dane zbierane przy zapisie online

Adres e-mail jest zawsze wymagany — służy do wysyłki kodu PIN i potwierdzenia tożsamości podczas zapisu. Numer telefonu i data urodzenia są konfigurowalne, każde osobno (checkboxy Pokaż… i Wymagaj…):

Ukryte — pole w ogóle się nie pojawia w formularzu zapisu,
Opcjonalne — pole jest widoczne, ale kursant może zostawić je puste,
Wymagane — kursant musi je wypełnić, aby dokończyć zapis.

Kursant, który już ma numer telefonu lub datę urodzenia zapisane na koncie, nie musi ich podawać ponownie przy zapisie na kolejny kurs. Przy zapisie podopiecznego wymagany numer telefonu podaje opiekun (telefon samego podopiecznego jest zawsze opcjonalny), a wymaganą datę urodzenia — podopieczny, bo to on bierze udział w zajęciach; opiekun nie musi wtedy podawać swojej.

Domyślny widok publicznego grafiku

Ustalasz, w jakim widoku grafik otwiera się dla odwiedzającego — osobno dla komputera (desktop) i telefonu (mobile), bo potrzeby nawigacyjne są tam inne:

Układ — lista lub siatka,
Zakres — dzienny lub tygodniowy (na telefonie dostępny jest tylko widok dzienny).

Dostępne widoki publicznego grafiku

Możesz ograniczyć, które kombinacje widoku (dzień/tydzień × lista/siatka) są w ogóle dostępne dla odwiedzających — osobno dla komputera i telefonu. Kombinacja ustawiona jako domyślna zawsze pozostaje dostępna — nie da się jej przypadkiem wyłączyć.

Treści na kafelkach grafiku

Wybierasz, jakie informacje pokazujemy na kafelku zajęć — osobno dla widoku listy i siatki:

godzina, nazwa, styl, poziom, rodzaj zajęć, instruktorzy, kategoria kursu, lokalizacja, sala, notatka.

W widoku listy godzina jest zawsze widoczna. W widoku siatki liczba pokazywanych pozycji jest ograniczona do 5, żeby kafelek pozostał czytelny — lokalizacja i sala liczą się razem jako jedna pozycja tego limitu.

Widżet

Widżet to alternatywa dla linkowania do publicznej strony szkoły — pozwala osadzić ten sam publiczny grafik bezpośrednio na Twojej własnej stronie internetowej (np. na WordPressie czy Wixie), zamiast odsyłać odwiedzających gdzie indziej. Domyślny widok, dostępne widoki i treści na kafelkach są takie same jak w ustawieniach publicznego grafiku opisanych wyżej.

Na stronie, na której ma pojawić się grafik, wklej:

<div id="baileo-widget" data-baileo-org-slug="slug-twojej-szkoly"></div>
<script src="https://app.baileo.pl/dist/widget/widget.js" async></script>

data-baileo-org-slug (wymagany) — slug Twojej organizacji, ten sam co w adresie publicznej strony szkoły (widoczny w ustawieniu Publiczna strona szkoły powyżej).
data-baileo-params (opcjonalny) — otwiera widżet od razu we wskazanym miejscu grafiku, zamiast domyślnego widoku. Na publicznej stronie szkoły ustaw żądaną zakładkę, datę, widok albo wybierz konkretne zajęcia, skopiuj z paska adresu przeglądarki wszystko po znaku ? i wklej jako wartość tego atrybutu — np. data-baileo-params="tab=kursy" otworzy widżet od razu na zakładce Kursy. Pusty albo pominięty atrybut oznacza domyślny widok, tak jak dotychczas.

Widżet nie odczytuje ani nie zmienia adresu w pasku przeglądarki strony, na której go osadzono, ani jej historii nawigacji — działa w pełni niezależnie od reszty tej strony.