Kursy i zapisy

Kurs to podstawowa jednostka oferty szkoły — łączy styl, poziom, instruktora i lokalizację z limitem miejsc i zasadami zapisów. Listę kursów widzi każdy z uprawnieniem Podgląd przypisanych kursów i zajęć (tylko kursy, które prowadzi) albo Podgląd wszystkich kursów i zajęć. Tworzenie i edycja kursów oraz planowanie ich zajęć wymaga uprawnienia Zarządzanie kursami i zajęciami — domyślnie mają je właściciel i menedżer, ale właściciel może przyznać je także innym rolom w sekcji Moja szkoła → Uprawnienia ról (patrz Pracownicy → Uprawnienia).

Tworzenie kursu

Wymagane pola: nazwa, rodzaj zajęć, kolor (etykieta wizualna na grafiku), styl, poziom, lokalizacja, pierwszy instruktor, kategoria kursu oraz liczba miejsc.

Opcjonalnie możesz dodać: opis (tekst sformatowany), nazwę wewnętrzną (widoczna zamiast nazwy głównej na listach i w wyszukiwarce — przydatna, gdy nazwa oferty różni się od nazwy roboczej), salę (zależną od wybranej lokalizacji), drugiego instruktora oraz zdjęcie okładkowe. Kategoria kursu określa jego udział w uprawnieniach karnetowych opartych o kategorie (patrz Moja szkoła — słowniki).

Sam kurs nie ma dat ani harmonogramu zajęć — te ustala się osobno, planując zajęcia (patrz Grafik i zajęcia); zakres dat pokazywany na liście kursów jest wyliczany z zaplanowanych zajęć.

Ustawienia zapisów

Niezależnie od danych podstawowych, każdy kurs ma swoje ustawienia zapisów (edytowalne razem z kursem albo osobno, akcją “Edytuj ustawienia zapisów” z listy kursów):

liczba miejsc — limit zapisów na liście głównej,
liczba miejsc na liście rezerwowej (domyślnie 10),
tryb przenoszenia z listy rezerwowej — automatyczny (gdy tylko zwolni się miejsce, system sam przenosi najdłużej oczekującego kursanta z listy rezerwowej na główną) albo ręczny (zwolnione miejsce trzeba obsadzić samodzielnie),
zapisy online — czy kurs jest dostępny do samodzielnego zapisu przez kursantów,
lista rezerwowa online — dostępna tylko, gdy zapisy online są włączone; pozwala kursantom zapisywać się online również na listę rezerwową.

Jeśli rodzaj zajęć kursu ma włączony podział miejsc między płcie, a liczba miejsc jest nieparzysta, aplikacja ostrzega, że miejsca zostaną podzielone równo między kobiety i mężczyzn (patrz Moja szkoła — słowniki — Rodzaje zajęć).

Zapisy online i wymagane dokumenty

Żeby włączyć zapisy online na kurs, szkoła musi mieć aktywną wersję obu dokumentów: regulaminu i polityki prywatności. Jeśli któregoś z nich brakuje, formularz kursu pokazuje ostrzeżenie z listą brakujących dokumentów i informacją, że zapisy online pozostaną nieaktywne, dopóki wszystkie nie zostaną uzupełnione — szczegóły w sekcji Moja szkoła — ustawienia.

Nowy kursant zapisujący się przez front-office najpierw potwierdza adres e-mail 6-cyfrowym kodem PIN. Następnie podaje imię, nazwisko i płeć, uzupełnia numer telefonu i datę urodzenia, jeśli szkoła ustawiła te pola jako widoczne, oraz akceptuje wymagane zgody. Po zatwierdzeniu system tworzy profil kursanta i zapisuje go na listę główną albo rezerwową — zależnie od dostępności miejsc.

Rodzic może w ten sam sposób zapisać dziecko jako swojego podopiecznego. Po potwierdzeniu własnego adresu e-mail zmienia domyślną opcję Zapisuję siebie na Zapisuję podopiecznego i wybiera jednego ze swoich podopiecznych albo Dodaj nowego podopiecznego — wtedy podaje imię, nazwisko i płeć dziecka, a jego e-mail i telefon są opcjonalne, niezależnie od ustawień szkoły (jeśli szkoła wymaga numeru telefonu, wystarczy numer opiekuna). Jeśli szkoła wymaga daty urodzenia, opiekun podaje datę urodzenia podopiecznego, a nie swoją — także przy zapisie podopiecznego, który jest już na liście, ale nie ma jeszcze zapisanej daty urodzenia. Regulamin, politykę prywatności i zgodę marketingową opiekun akceptuje we własnym imieniu — obowiązują one też podopiecznego. Zgodę zdrowotną i klub sportowy opiekun wyraża osobno w imieniu podopiecznego (formularz grupuje je pod imieniem dziecka) — przy kolejnym zapisie tego samego podopiecznego nie trzeba ich powtarzać, ale przy zapisie innego podopiecznego albo samego siebie tak. Ograniczenie kursu do jednej płci i limity miejsc dla płci sprawdzane są względem podopiecznego. Żeby zapisać kilkoro dzieci, opiekun składa kolejne zapisy. Na stronie publicznej zapisy podopiecznych widać na kafelkach kursów i zajęć oraz w panelu kursu, obok statusu samego opiekuna.

Wybór Zapisuję siebie / Zapisuję podopiecznego oraz opcja Dodaj nowego podopiecznego pojawiają się tylko, gdy w Moja szkoła → Ustawienia interfejsu włączone jest ustawienie Opiekunowie i podopieczni. Po jego wyłączeniu opiekun z już zapisanymi podopiecznymi nadal może zapisywać ich na kolejne zajęcia — znika tylko możliwość dodania nowego.

Lista kursów i zapisywanie kursantów

Lista kursów pozwala przełączać się między kursami trwającymi/zaplanowanymi, planowanymi i zakończonymi, filtrować po kategorii oraz wyszukiwać po nazwie, lokalizacji, poziomie czy instruktorze. Zaznaczając wiele kursów, możesz hurtowo przypisać im kategorię albo dodać/usunąć wyróżnienie.

Gwiazdka przy nazwie kursu (na liście oraz w oknie zajęć, w zakładce “Zapisy na kursy”) pozwala oznaczyć kurs jako wyróżniony — kliknięcie przełącza stan. Wyróżnione kursy pokazują się w pierwszej kolejności na stronie publicznej (?tab=kursy), z widoczną gwiazdką informującą, że kurs został wyróżniony przez szkołę; poza kolejnością wyświetlania wyróżnienie nie ma wpływu na filtrowanie ani inne zasady widoczności kursu.

Samo zapisanie kursanta na kurs (na listę główną lub rezerwową) nie odbywa się na liście kursów, lecz z poziomu grafiku — personel klika konkretne zajęcia i dodaje kursanta z tego miejsca. W tym samym panelu można później przenieść zapis między listą główną i rezerwową albo go anulować. Liczniki obu list pokazują aktualne wykorzystanie ich limitów.

Opis grafiku znajdziesz w sekcji Grafik i zajęcia, a profil kursanta z jego zapisami w sekcji Kursanci. Sprzedaż karnetów, którymi kursanci opłacają zajęcia, opisana jest osobno w sekcji Karnety i rezerwacje.