Kursanci

Sekcja Kursanci to baza osób zapisanych do Twojej szkoły — ich dane kontaktowe, zgody, karnety, zapisy na kursy oraz historia wiadomości. Dostęp do niej mają osoby z uprawnieniem Zarządzanie kursantami — domyślnie właściciel, menedżer, recepcjonista i instruktor, ale właściciel może je odebrać wybranym rolom w sekcji Moja szkoła → Uprawnienia ról (patrz Pracownicy → Uprawnienia).

Lista kursantów

Lista pokazuje kursanta (avatar i imię z nazwiskiem), e-mail, telefon i płeć, a gdy szkoła ma włączone ustawienie Pokaż wiek kursantów — także kolumnę Wiek. Kursant, któremu brakuje zgód obowiązkowych (regulaminu i polityki prywatności) albo którego zgody są nieaktualne, jest oznaczony przy nazwisku ikoną tarczy — czerwoną przy braku zgód, pomarańczową przy zgodach nieaktualnych; najechanie na nią pokazuje, o który przypadek chodzi. Kursant mający zaległość — nieopłaconą lub niecałkowicie opłaconą transakcję, rezerwację bez opłaty albo ujemne saldo portfela — jest dodatkowo oznaczony czerwoną ikoną dolara; najechanie na nią pokazuje w tooltipie, o który rodzaj zaległości chodzi. Ta sama ikona pojawia się wszędzie tam, gdzie Baileo pokazuje kursanta operacyjnie (np. na liście rezerwacji, zapisów czy obecności). Podobnie działa ikona kartki w kolorze przypiętej notatki kursanta — patrz Notatki. Przełącznik u góry pozwala przejść między kursantami aktywnymi a zarchiwizowanymi, a wyszukiwarka filtruje listę po imieniu, nazwisku, e-mailu i numerze telefonu.

Obok wyszukiwarki znajduje się przycisk Filtry (ikona lejka), który otwiera panel z dodatkowymi filtrami — każdy jako lista checkboxów, które można zaznaczać wielokrotnie (np. jednocześnie “kobieta” i “nie podano”); brak zaznaczeń w danej grupie oznacza brak filtrowania po niej. Filtry: płeć (kobieta / mężczyzna / nie podano), stan zgód obowiązkowych (aktualne / nieaktualne / brak), zgoda marketingowa (widoczna tylko gdy szkoła ma włączoną tę zgodę — zgoda / brak), adres e-mail (uzupełniony / brak) oraz numer telefonu (uzupełniony / brak). Filtry łączą się ze sobą i z wyszukiwarką. Przycisk Wyczyść filtry obok przycisku Filtry jest aktywny, gdy choć jedno zaznaczenie istnieje, i czyści je wszystkie naraz.

Dla pojedynczego kursanta dostępne są akcje: poproś o zgody, archiwizuj/przywróć, anonimizuj, usuń oraz przejście do profilu. Zaznaczając wielu kursantów naraz, możesz zamiast tego wykonać akcję hurtową: poprosić wszystkich o zgody, wysłać im wspólną wiadomość albo dodać ich do listy roboczej wiadomości — współdzielonego, dostępnego z każdej strony back-office zestawu odbiorców, do którego możesz dokładać kursantów w miarę przeglądania różnych list, a następnie wysłać im jedną wiadomość na raz.

Okno tworzenia wiadomości pokazuje wszystkich odbiorców na przewijanym osobno panelu obok treści wiadomości. Jeśli szkoła ma włączoną zgodę marketingową, w oknie dostępny jest checkbox Wiadomość marketingowa — po zaznaczeniu panel zawęża się do odbiorców z aktualną zgodą marketingową, a wysyłka trafia wyłącznie do nich; odznaczenie przywraca pełną, pierwotnie wybraną listę. Zgoda jest sprawdzana ponownie w chwili wysyłki, więc wiadomość zaplanowana na później nie trafi do kogoś, kto w międzyczasie wycofał zgodę. Wiadomość marketingowa do podopiecznego trafia wyłącznie na adres jego opiekuna — nigdy na własny adres podopiecznego.

Dane kursanta

Profil kursanta zawiera tylko podstawowe dane: imię i nazwisko (wymagane), płeć (wymagana), e-mail, numer telefonu i datę urodzenia (wszystkie opcjonalne) oraz zdjęcie profilowe (opcjonalne). Baileo nie przechowuje adresu kursanta; dodatkowe informacje o kursancie zapisujesz w notatkach.

Data urodzenia nie może być późniejsza niż dzisiejsza. Z daty urodzenia Baileo wylicza wiek kursanta (np. 11 l.). Jeśli szkoła włączy ustawienie Pokaż wiek kursantów, wiek pojawia się przy kursancie na liście kursantów, w nagłówku jego profilu oraz w oknie zajęć — na listach zapisów, rezerwacji i obecności oraz przy dodawaniu kursanta. Sama data urodzenia jest zawsze widoczna w profilu kursanta.

Profil kursanta

Nagłówek profilu pokazuje dane kontaktowe i datę urodzenia kursanta (a przy zaległości — tę samą czerwoną ikonę dolara z tooltipem, co na liście kursantów) oraz odznaki zgód — zawsze Regulamin i Polityka prywatności, a do tego po jednej odznace dla każdej włączonej w szkole zgody wyłączalnej (marketingowa, zdrowotna, klub sportowy, zgody własne) — więcej o statusach zgód i proszeniu o nie w sekcji Moja szkoła — ustawienia. Jeśli zgoda wyłączalna jest aktualna, w menu akcji profilu dostępna jest opcja Wycofaj zgodę: … — po potwierdzeniu odznaka zmienia się na Brak zgody. Na profilu podopiecznego nie da się wycofać zgód, które obejmuje zgoda opiekuna (np. marketingowej) — wycofuje się je na profilu opiekuna. To samo menu akcji profilu zawiera też Archiwizuj/Przywróć, Anonimizuj i Usuń, opisane niżej w sekcji Archiwizacja, anonimizacja i usuwanie. Poniżej znajdują się zakładki:

Zapisy na kursy — lista kursów, na które kursant jest zapisany, ze statusem zapisu (lista główna / lista rezerwowa / anulowany); możesz tu przełączyć się między zapisem głównym a rezerwowym albo anulować zapis. Szczegóły działania zapisów i list oczekujących opisane są w sekcji Kursy i zapisy.
Karnety — karnety zakupione przez kursanta wraz z liczbą dostępnych wejść, okresem ważności i statusem (oczekuje na aktywację / aktywny / wygasł); stąd też sprzedajesz kursantowi nowy karnet.
Transakcje — historia transakcji finansowych kursanta (sprzedaż karnetów, doładowania portfela, opłaty dodatkowe) wraz z ich wpłatami, zwrotami i statusem rozliczenia; tu przyjmujesz zaległe wpłaty, rejestrujesz zwroty, zmieniasz kwotę transakcji i poprawiasz wpisy, a także naliczasz opłatę dodatkową — patrz Transakcje i Opłaty dodatkowe niżej.
Rezerwacje — historia rezerwacji kursanta na konkretne zajęcia, z użytym karnetem i statusem każdej rezerwacji, posortowana od najnowszego terminu. W tej samej liście, oznaczone jako Oczekiwana, pojawiają się też wszystkie jego oczekiwane terminy z karnetów regularnych — zarówno te, które już minęły bez rezerwacji, jak i nadchodzące — taką sugestię zamienisz w prawdziwą rezerwację, klikając ją (otwiera się okno zajęć) albo zaznaczając ją i wybierając akcję masową Zmień status. Szczegóły karnetów i rezerwacji opisane są w sekcji Karnety i rezerwacje, a oczekiwanych rezerwacji w sekcji Grafik i zajęcia.
Wiadomości — historia wiadomości wysłanych do kursanta, opisana niżej.
Notatki — wewnętrzne notatki personelu o kursancie, opisane niżej.

Transakcje

Zakładka Transakcje na profilu kursanta pokazuje wszystkie jego transakcje, od najnowszej: sprzedane karnety, doładowania portfela (oznaczone ikoną portfela) i naliczone opłaty dodatkowe, w tym kary za nieobecność. Każda transakcja ma nazwę pozycji, kwotę należną (a jeśli została zmieniona — także pierwotną cenę bazową) oraz status rozliczenia: Nieopłacona, Częściowo opłacona, Opłacona albo Opłacona ze zwrotem. Pod spodem widać podsumowanie: ile wpłacono, ile zwrócono i ile zostało do zapłaty (zaległa kwota wyświetla się na czerwono). Transakcja karnetu, który został potem usunięty, zostaje w historii z adnotacją “Karnet został usunięty — transakcja pozostała w historii.”. Wpisy o przeniesieniu salda portfela, powstałe przy przekształceniu kursanta w podopiecznego, są tylko do odczytu i nie trafiają do raportów sprzedaży ani płatności.

Przycisk Szczegóły rozwija historię wpisów transakcji — każda wpłata, zwrot i korekta z kwotą, formą płatności, notatką, datą i osobą, która ją zarejestrowała. Przy wpłacie widać też, ile z niej jest jeszcze dostępne do zwrotu. Notatka dodana przy doładowaniu portfela lub naliczaniu opłaty dodatkowej (do 500 znaków) widnieje pod nazwą transakcji — także wtedy, gdy zapisano ją bez wpłaty.

Osoby z uprawnieniem Zarządzanie transakcjami, Sprzedaż karnetów lub Naliczanie opłat dodatkowych (patrz Pracownicy → Uprawnienia) mogą też rozliczać transakcje:

Opłać — widoczny, gdy transakcja ma zaległość; rejestruje wpłatę (domyślnie na całą pozostałą kwotę, ale można wpisać mniejszą, np. przy płatności w ratach) wybraną formą płatności, także z portfela kursanta — z wyjątkiem doładowania portfela, którego nie da się opłacić z samego portfela. Tak rozliczasz karnet, doładowanie lub opłatę zapisane wcześniej bez wpłaty.
Edytuj kwotę transakcji — zmienia łączną kwotę należną, np. przy rabacie lub dopłacie; zmiana trafia do historii jako korekta. Nowa kwota nie może być niższa niż to, co już wpłacono — żeby oddać pieniądze, zarejestruj zwrot.
Zwróć — w menu akcji wpłaty (po rozwinięciu szczegółów) rejestruje zwrot z tej wpłaty, do kwoty wciąż dostępnej do zwrotu; domyślnie tą samą formą płatności, ale można wybrać inną, np. zwrot na portfel.
Edytuj — w menu akcji każdego wpisu pozwala poprawić jego formę płatności (przy wpłatach i zwrotach) oraz notatkę. Kwoty wpisu nie da się zmienić — pomyłkę w kwocie poprawiasz zwrotem albo zmianą kwoty transakcji.

Wpłaty i zwroty formą płatności Portfel, a także wszystkie wpłaty i zwroty doładowań portfela, od razu zmieniają saldo portfela kursanta; zmiana formy płatności wpisu na portfel lub z portfela również.

Portfel

Każdy kursant ma własny portfel — wirtualne konto pokazywane w nagłówku profilu obok danych kontaktowych (z wyjątkiem podopiecznego, który korzysta z portfela opiekuna: jego profil pokazuje saldo opiekuna z dopiskiem “Portfel opiekuna”, doładowanie trafia do portfela opiekuna, a płatność portfelem za karnet czy opłatę podopiecznego obciąża portfel opiekuna), wraz z przyciskiem Doładuj portfel (niedostępnym dla kursantów zanonimizowanych). Doładowanie to kwota oraz opcjonalna forma wpłaty (gotówka, karta, przelew lub BLIK, zależnie od metod włączonych w szkole) i notatka; wpłatę można też podzielić na kilka form płatności naraz przełącznikiem Podziel płatność. Podobnie jak przy sprzedaży karnetu, doładowanie można też zapisać bez wpłaty, do rozliczenia później. Środki z portfela można potem wybrać jako formę płatności przy sprzedaży kursantowi karnetu (patrz Karnety i rezerwacje).

Domyślnie portfela nie da się zminusować. Gdy sprzedaż karnetu, naliczana opłata dodatkowa albo kara za nieobecność (patrz Karnety i rezerwacje) jest opłacana portfelem, a środków nie wystarcza, z portfela pobierana jest tylko kwota, na jaką starcza salda, a reszta zostaje na transakcji jako kwota do opłacenia inną formą płatności. Inne operacje, które obniżyłyby saldo poniżej zera — ręcznie zarejestrowana wpłata portfelem, zwrot doładowania, z którego środki zostały już wydane, albo zmiana formy płatności istniejącego wpisu na portfel — są odrzucane z komunikatem o niewystarczającym saldzie. Można to zmienić w Moja szkoła → Sprzedaż i płatności, włączając opcję “Pozwól na minusowanie portfela” — wtedy płatność portfelem zawsze pobiera pełną kwotę, a saldo może spaść poniżej zera i wyświetla się wtedy na czerwono.

Gdy sam wybierasz portfel jako formę płatności (przy sprzedaży karnetu albo naliczaniu opłaty dodatkowej, także w płatności podzielonej) i jego saldo nie pokryje kwoty, zanim płatność zostanie zapisana, pojawi się ostrzeżenie Niewystarczające środki w portfelu — możesz wtedy wrócić i zmienić formę płatności albo potwierdzić płatność. Ostrzeżenie mówi, co się stanie po potwierdzeniu: domyślnie — ile zostanie pobrane z portfela, a ile zostanie do opłacenia później; przy włączonej opcji “Pozwól na minusowanie portfela” — że saldo spadnie poniżej zera.

Opłaty dodatkowe

W zakładce Transakcje profilu kursanta, obok listy jego transakcji, znajduje się przycisk Nalicz opłatę dodatkową, którym naliczasz kursantowi dowolną pozycję ze słownika Opłaty dodatkowe — niezależnie od kary za nieobecność przypisanej do karnetu. Wybierasz opłatę oraz formę płatności (gotówka, karta, przelew, BLIK lub portfel, zależnie od metod włączonych w szkole), z możliwością podziału na kilka form płatności naraz przełącznikiem Podziel płatność; podobnie jak przy doładowaniu portfela, opłatę można też naliczyć bez wpłaty, do rozliczenia później. Kwota opłaty pochodzi zawsze ze słownika — nie da się jej zmienić w trakcie naliczania.

Recepcjoniści mają dostęp do tej akcji domyślnie; właściciel organizacji może go dostosować dla poszczególnych ról w sekcji Uprawnienia ról w Mojej szkole.

W Moja szkoła → Komunikacja możesz włączyć opcję “Powiadomienia o naliczonych opłatach dodatkowych” — gdy jest włączona, a kursant ma uzupełniony adres e-mail, w oknie naliczania opłaty pojawia się checkbox “Wyślij powiadomienie o naliczeniu opłaty do kursanta, załączając powyższą notatkę” (domyślnie zaznaczony). Powiadomienie o opłacie podopiecznego trafia także do jego opiekuna — checkbox brzmi wtedy “…do kursanta i jego opiekuna…” i pojawia się, gdy adres e-mail ma podopieczny albo opiekun. E-mail trafia do kursanta tylko wtedy, gdy checkbox pozostał zaznaczony w momencie naliczenia opłaty, i zawiera nazwę naliczonej opłaty oraz treść pola Notatka, jeśli zostało wypełnione — jak przy karze za nieobecność, w treści nie pada słowo “kara”, tylko “opłata dodatkowa”.

Wiadomości

Wiadomość do kursanta tworzysz w edytorze tekstu sformatowanego (pogrubienia, listy itp.) i możesz ją wysłać od razu, zapisać jako szkic albo zaplanować na wybrany termin. Historia wiadomości na profilu kursanta pokazuje każdą wiadomość wraz ze statusem (szkic, zaplanowana, wysyłanie, wysłana, błąd) oraz autorem i datą. Szkice i zaplanowane wiadomości można edytować lub usunąć — wysłanych już nie.

Notatki

Zakładka Notatki na profilu kursanta to miejsce na wewnętrzne informacje personelu — np. o alergii, preferencjach czy ustaleniach z kursantem. Kursant ich nie widzi. Każda notatka ma treść (do 500 znaków) i jeden z kolorów do wyboru; lista pokazuje też autora i datę dodania. Notatkę możesz w każdej chwili edytować (treść i kolor) — pod datą dodania pojawi się wtedy informacja “Edytowano:” z datą ostatniej zmiany — albo usunąć.

Jedną notatkę kursanta możesz przypiąć z menu akcji notatki. Przypięta notatka jest zawsze na górze listy, a przy nazwisku kursanta — na liście kursantów, w nagłówku profilu oraz na listach zapisów, rezerwacji i obecności w oknie zajęć — pojawia się ikona kartki w jej kolorze; najechanie na nią pokazuje treść notatki, a kliknięcie (na telefonie lub tablecie — dotknięcie) zostawia ją otwartą do kolejnego kliknięcia. Tak samo działają pozostałe ikony przy nazwisku (zgody, zaległości). Przypięcie innej notatki automatycznie odpina poprzednią; Odepnij usuwa ikonę, nie usuwając notatki.

Treść przypiętej notatki widzi każdy, kto widzi kursanta na listach zapisów, rezerwacji i obecności w oknie zajęć — także instruktor, który nie ma dostępu do zakładki Notatki ani do sekcji Kursanci. Przypinaj więc notatki, które mają dotrzeć do prowadzących zajęcia (np. o alergii czy ograniczeniach zdrowotnych), a informacje przeznaczone tylko dla biura zostaw nieprzypięte.

Opiekunowie i podopieczni

Podopieczny to kursant — najczęściej dziecko — którym zarządza jego opiekun, czyli inny kursant (zwykle rodzic). Opiekun zapisuje podopiecznego na kursy i akceptuje za niego zgody, więc dziecku nie trzeba zakładać osobnego adresu e-mail: e-mail i telefon podopiecznego są opcjonalne. Jeden opiekun może mieć wielu podopiecznych, a podopieczny ma zawsze jednego opiekuna i sam nie może być opiekunem.

Na liście kursantów podopieczni wyglądają jak pozostali kursanci, z odznaką Podopieczny przy nazwisku; kursant, który ma podopiecznych, ma odznakę Opiekun. Przełącznik Wszyscy / Opiekunowie / Podopieczni obok przełącznika aktywnych i zarchiwizowanych zawęża listę do jednej z tych grup. Na listach zapisów i rezerwacji w grafiku podopiecznego oznacza dodatkowo ikona z podpowiedzią “Podopieczny”. Przy dodawaniu kursanta z okna zajęć — zarówno zapisu na kurs, jak i rezerwacji na zajęcia — lista do wyboru ma przełącznik Wszyscy / Podopieczni, który pozwala zawęzić ją do samych podopiecznych (opiekunów wyszukuje się tam jak pozostałych kursantów, więc nie mają osobnej zakładki). Wyszukiwarka dopasowuje imię, nazwisko, e-mail i telefon samego kursanta, nie jego opiekuna. Po utworzeniu nowego kursanta z tego okna lista wraca na Wszyscy, żeby był od razu widoczny.

Na profilu podopiecznego sekcja Opiekun prowadzi do profilu opiekuna, a na profilu opiekuna sekcja Podopieczni — do profili jego podopiecznych.

Trzy sposoby zakładania nowych powiązań opisane niżej, a także przełącznik Wszyscy / Opiekunowie / Podopieczni na liście kursantów, można wyłączyć ustawieniem Opiekunowie i podopieczni w Moja szkoła → Ustawienia interfejsu — przydatne, gdy szkoła nie obsługuje osób nieletnich. Wyłączenie nie dotyczy już istniejących opiekunów i podopiecznych: odznaki, profile i zgody działają dalej bez zmian, podobnie jak przełącznik Wszyscy / Podopieczni w wyszukiwarce do zapisu na zajęcia.

Nowy podopieczny — na profilu opiekuna wybierz z menu akcji Dodaj podopiecznego. Formularz jest taki sam jak przy dodawaniu kursanta: wymagane są imię, nazwisko i płeć, a e-mail, telefon i data urodzenia są opcjonalne.
Nowy kursant jako podopieczny — przy tworzeniu nowego kursanta (także z okna zajęć) zaznacz Przypisz jako podopiecznego i wyszukaj opiekuna po imieniu, nazwisku lub e-mailu.
Istniejący kursant jako podopieczny — na profilu kursanta wybierz z menu akcji Przekształć w podopiecznego (patrz niżej). Tej operacji nie można cofnąć.
Kursant, który ma własnych podopiecznych, nie może zostać podopiecznym, a podopieczny nie może zostać opiekunem.

Przekształcenie kursanta w podopiecznego

Okno Przekształć w podopiecznego ma dwa kroki. Najpierw wybierasz opiekuna:

Istniejący kursant — wyszukujesz go na liście aktywnych kursantów, którzy nie są podopiecznymi. Jego dane kontaktowe nie zmieniają się.
Nowy opiekun — podajesz imię, nazwisko i płeć nowego kursanta-opiekuna. Pola e-mail i telefon są wstępnie wypełnione danymi przekształcanego kursanta, bo często należą do rodzica, który zapisał dziecko. Dane, których nie zmienisz, zostaną przeniesione do opiekuna i usunięte z profilu podopiecznego, żeby ten sam adres czy numer nie był na dwóch kontach. Jeśli e-mail lub telefon należą do samego dziecka, wpisz w ich miejsce dane opiekuna — wtedy dotychczasowe zostaną w profilu podopiecznego.

Następnie okno pokazuje podsumowanie skutków do potwierdzenia przyciskiem Przekształć w podopiecznego:

podopieczny nie ma już samodzielnego konta (nie zapisze się sam online) ani własnego portfela — saldo jego portfela, także ujemne, zostaje przeniesione do portfela opiekuna (w historii transakcji obu kursantów pojawia się wpis o przeniesieniu salda),
dotychczasowa zgoda marketingowa kursanta nie zostaje przeniesiona — opiekun musi wyrazić ją ponownie,
regulamin, polityka prywatności i zgody obejmujące podopiecznych są od tej chwili zgodami opiekuna,
zgody osobiste, np. zgoda zdrowotna czy klub sportowy, pozostają przypisane do podopiecznego.

Wszystkie zgody podopiecznego wyraża opiekun. Regulamin, polityka prywatności i zgoda marketingowa (oraz zgody własne oznaczone jako obejmujące podopiecznych) to zgody samego opiekuna, które obowiązują także jego podopiecznych — na profilu podopiecznego ich odznaki pokazują status opiekuna z dopiskiem “Z konta opiekuna”. Zgodę zdrowotną, klub sportowy i pozostałe zgody własne każdy podopieczny ma własne — opiekun wyraża je w jego imieniu przy zapisie albo w odpowiedzi na prośbę o zgody. Więcej w sekcji Zgody opiekunów i podopiecznych. Prośba o zgody dla podopiecznego trafia na e-mail opiekuna. Powiadomienia o zapisach na kursy i o opłatach dodatkowych oraz wiadomości od szkoły trafiają do opiekuna, a jeśli podopieczny ma własny e-mail — także do niego (z wyjątkiem wiadomości marketingowych, które trafiają tylko do opiekuna). Dlatego wiadomość do podopiecznego bez własnego adresu e-mail można wysłać, jeśli adres ma jego opiekun.

Podopieczny nie może sam logować się do zapisów online, nawet jeśli ma zapisany własny e-mail — zawsze robi to za niego opiekun. Kod PIN wpisany dla adresu podopiecznego nie zostanie wysłany; zamiast niego na ten adres przyjdzie wiadomość z prośbą, żeby zapisu dokonał rodzic lub opiekun. Jeśli przypiszesz opiekuna kursantowi, który jest akurat zalogowany w formularzu zapisów, jego sesja zostanie zakończona. Jak opiekun zapisuje podopiecznego, opisano w sekcji Kursy i zapisy.

Archiwizacja, anonimizacja i usuwanie

Archiwizację, przywrócenie, anonimizację i usunięcie uruchamiasz z menu akcji — zarówno z listy kursantów, jak i z profilu kursanta. Na zanonimizowanym profilu menu akcji zawiera już tylko Usuń, a po usunięciu profilu wracasz do listy kursantów.

Archiwizacja przenosi kursanta do widoku zarchiwizowanych, nie usuwając żadnych danych — można go w każdej chwili przywrócić.
Anonimizacja usuwa dane osobowe kursanta (np. imię, nazwisko, kontakt) oraz wszystkie jego notatki i jednocześnie archiwizuje profil — to nieodwracalne. Do zanonimizowanego profilu nie można dodawać nowych notatek. Historia (karnety, zapisy) pozostaje w systemie, ale bez powiązanych danych osobowych.
Usunięcie trwale kasuje profil kursanta i jest nieodwracalne.