Pracownicy

Sekcja Pracownicy to lista kont osób pracujących w szkole wraz z ich rolami. Domyślnie dostęp do niej mają właściciel i menedżer organizacji, ale właściciel może przyznać dostęp do wybranych funkcji tej sekcji także recepcjonistom i instruktorom — patrz Uprawnienia niżej.

Role

Każdy pracownik ma dokładnie jedną z czterech ról:

Właściciel,
Menedżer,
Recepcjonista,
Instruktor (rola domyślna przy dodawaniu nowego pracownika).

Rola sama w sobie nie przesądza o dostępie — decydują o nim uprawnienia przyznane roli (patrz Uprawnienia niżej). Nowa szkoła startuje z następującymi ustawieniami domyślnymi:

Instruktor — grafik i kursy, które prowadzi, zapisy i rezerwacje w tych kursach, kursanci (w tym prośby o zgody i wiadomości), sprzedaż karnetów oraz portfele kursantów,
Recepcjonista — to samo co instruktor, a do tego wszystkie kursy i zajęcia, wszystkie zapisy i rezerwacje, transakcje, karnety, edycja i odwoływanie zajęć oraz naliczanie opłat dodatkowych,
Menedżer — to samo co recepcjonista, a do tego Moja szkoła, zarządzanie pracownikami, tworzenie i edycja kursów oraz raporty,
Właściciel — pełny dostęp, którego nie da się ograniczyć; tylko on domyślnie zmienia też ustawienia organizacji.

Uprawnienia

Właściciel zarządza dostępem w sekcji Moja szkoła → Uprawnienia ról. Tabela pokazuje funkcje systemu w wierszach oraz role w kolumnach. Włączenie lub wyłączenie przełącznika zmienia dostęp wszystkich pracowników z daną rolą. Kolumna właściciela jest zablokowana, ponieważ tej roli nie można odebrać uprawnień.

Zarządzanie pracownikami dzieli się na trzy niezależne uprawnienia. Menedżer ma je wszystkie domyślnie; właściciel może przyznać recepcjoniście lub instruktorowi dowolny ich podzbiór w Moja szkoła → Uprawnienia ról:

Edycja danych — wszystkie pola profilu poza rolą: imię, nazwisko, alias, e-mail, numer telefonu, opis, zdjęcie,
Zmiana roli — pole roli,
Zarządzanie kontem — dodawanie i usuwanie pracowników, archiwizacja/przywracanie, anonimizacja oraz wszystko związane z zaproszeniem i logowaniem (wysłanie/ponowienie/cofnięcie zaproszenia, włączanie/wyłączanie logowania).

Jedna rzecz jest zastrzeżona wyłącznie dla właściciela i nie da się jej nikomu przyznać: nadanie komuś roli właściciela oraz jakakolwiek zmiana konta osoby, która już jest właścicielem — w tym zmiana jej roli, archiwizacja, przywrócenie, anonimizacja czy usunięcie. Dotyczy to również samego właściciela: nie może zmienić własnej roli — może to zrobić wyłącznie inny właściciel.

Dodawanie pracownika

Dodanie pracownika tworzy jego profil w systemie z wybraną rolą — widoczny np. jako instruktor przypisany do kursu czy autor wiadomości. Samo dodanie profilu nie daje jeszcze tej osobie możliwości zalogowania się do back-office — do tego służy zaproszenie, opisane niżej. Formularz zawiera:

imię i nazwisko (wymagane),
alias (opcjonalny — pseudonim lub imię sceniczne; jeśli podany, zastępuje imię i nazwisko na stronie publicznej szkoły, np. na liście instruktorów czy w grafiku zajęć),
płeć (wymagana),
rolę (wymagana; opcję Właściciel widzi i może wybrać tylko sam właściciel),
e-mail i numer telefonu (oba opcjonalne),
opis (opcjonalny, tekst sformatowany — np. bio instruktora),
zdjęcie profilowe (opcjonalne).

Zapraszanie do aplikacji

Aby pracownik mógł się samodzielnie zalogować do back-office, trzeba mieć uzupełniony jego adres e-mail, a następnie wysłać zaproszenie z listy pracowników (akcja Zaproś do aplikacji). Osoba zaproszona otrzymuje e-mail z linkiem — po jego otwarciu:

jeśli nie ma jeszcze konta w Baileo, ustawia hasło i konto zostaje utworzone,
jeśli ma już konto (np. jest właścicielem lub pracownikiem innej szkoły), potwierdza swoim dotychczasowym hasłem — i zyskuje dostęp do kolejnej organizacji na tym samym koncie.

Po otwarciu linku osoba jest od razu zalogowana i przekierowana do Grafiku danej szkoły.

Dopóki zaproszenie nie zostanie zaakceptowane, można je wysłać ponownie (np. gdy link wygasł lub trafił do spamu) albo cofnąć — po cofnięciu link przestaje działać, a pracownika można zaprosić ponownie.

Po zaakceptowaniu zaproszenia logowanie do back-office jest domyślnie włączone. Właściciel może je w każdej chwili wyłączyć dla konkretnego pracownika (np. gdy ktoś przechodzi na urlop) i ponownie włączyć. Organizacja z wyłączonym logowaniem znika pracownikowi z przełącznika organizacji (patrz Organizacja i konto) — jeśli to jego jedyna organizacja, przy próbie zalogowania zobaczy komunikat o braku dostępu; jeśli należy też do innych, po prostu nie zobaczy tej jednej na liście. Archiwizacja pracownika (patrz niżej) również natychmiast odbiera możliwość logowania, niezależnie od tego ustawienia.

Lista pracowników

Lista pokazuje pracownika (avatar i imię z nazwiskiem, z aliasem poniżej, jeśli jest ustawiony), e-mail, telefon, rolę oraz status logowania:

Aktywny (zielony) — zaproszenie zaakceptowane, logowanie włączone,
Zaproszony (niebieski) — zaproszenie wysłane, jeszcze nie zaakceptowane,
Nie zaproszony (szary, obrys) — pracownik bez wysłanego zaproszenia,
Logowanie wyłączone (szary) — pracownik zarchiwizowany lub z ręcznie wyłączonym logowaniem,
Zanonimizowany (szary, obrys) — dane osobowe usunięte.

Przełącznik pozwala przejść między pracownikami aktywnymi a zarchiwizowanymi (ci ostatni zawsze mają status Logowanie wyłączone), a wyszukiwarka filtruje po imieniu, nazwisku, aliasie, e-mailu i telefonie.

Dla każdego pracownika dostępne są akcje: edytuj (wymaga uprawnienia Edycja danych), zaproś do aplikacji / wyślij zaproszenie ponownie / cofnij zaproszenie (patrz wyżej), wyłącz logowanie / włącz logowanie (dostępne po zaakceptowaniu zaproszenia), archiwizuj/przywróć, anonimizuj (usuwa dane osobowe i archiwizuje konto — jak w przypadku kursantów, patrz Kursanci) oraz usuń — te ostatnie pięć wymaga uprawnienia Zarządzanie kontem (patrz Uprawnienia wyżej), a wobec konta właściciela są dostępne tylko dla innego właściciela.

Profil pracownika

Profil pokazuje dane kontaktowe oraz dwie zakładki:

Kursy — kursy, w których pracownik jest pierwszym lub drugim instruktorem, wraz ze statusem (trwający / zaplanowany / historyczny),
Najbliższe zajęcia — nadchodzące zajęcia z tych kursów, w kolejności chronologicznej.

Raporty

Osoby z uprawnieniem Wyświetlanie raportów widzą w menu także sekcję Raporty — domyślnie właściciel i menedżer, ale właściciel może przyznać je także innym rolom w sekcji Moja szkoła → Uprawnienia ról (patrz Uprawnienia). To katalog kafelków z dostępnymi zestawieniami, a każdy raport otwiera własną podstronę z filtrami i eksportem do Excela.

Obecnie dostępne są między innymi:

Wydajność pracowników,
Wydatki kursantów,
Aktywność kursantów,
Portfele kursantów — stan portfela każdego kursanta; filtry: minimalny i maksymalny stan portfela oraz przełącznik “tylko kursanci z przyszłymi rezerwacjami (rzeczywistymi i oczekiwanymi) z karnetów z przypisaną opłatą dodatkową” — czyli tacy, od których szkoła realnie oczekuje kwoty zabezpieczonej na portfelu,
Przypisane opłaty — opłaty dodatkowe przypisane kursantom (ręczne oraz automatyczne kary za nieobecność), razem z aktualnym stanem portfela danej osoby; filtr na datę powstania opłaty, domyślnie tylko z dzisiaj,
Nieopłacone transakcje kursantów — transakcje z niezapłaconym saldem (nieopłacone i częściowo opłacone); filtr na zakres dat, domyślnie wszystkie,
Rezerwacje bez opłaty — rezerwacje z formą płatności “bez płatności” (bez przypisanego karnetu); filtr na zakres dat, domyślnie wszystkie.

Kafelek Wydajność pracowników otwiera podstronę z dwoma wariantami raportu — prostym i szczegółowym. Oba pozwalają zawęzić dane po:

zakresie dat od-do,
stylu zajęć,
rodzaju zajęć,
kategorii kursu,
typie opłaty rezerwacji: wszystkie / bezpłatne / opłacone karnetem.

Prosty raport sumuje dane — każdy instruktor dostaje jeden wiersz z:

liczbą poprowadzonych zajęć,
sumą czasu trwania tych zajęć,
liczbą rezerwacji w poszczególnych statusach.

Szczegółowy raport nie sumuje — każdy instruktor dostaje osobny wiersz na każde poprowadzone przez siebie zajęcia, z:

nazwą, stylem, poziomem, datą i godziną startu zajęć,
partnerem — drugim instruktorem na tych samych zajęciach, jeśli był,
oryginalnie przypisanymi do kursu instruktorami (instruktor 1 i 2) — to mogą różnić się od instruktora faktycznie prowadzącego dane zajęcia, np. przy zastępstwie,
liczbą rezerwacji w poszczególnych statusach policzoną dla tych konkretnych zajęć, a nie zsumowaną po wszystkich zajęciach instruktora.

W obu wariantach odwołane zajęcia nie są liczone do godzin ani liczby zajęć. Jeśli jedne zajęcia mają dwóch instruktorów, raport policzy je osobno dla każdego z nich.